Microsoft Dynamics AX Retail Essentials

Microsoft Dynamics AX Retail Essentials is het nieuwe retail management systeem gericht op het MKB met zowel winkel als hoofdkantoor functionaliteit. De oplossing is gebaseerd op het stabiele Microsoft Dynamics AX platform, de implementatie is echter een stuk eenvoudiger dan Microsoft Dynamics AX. Retail Essentials bevat alle functionaliteiten die essentieel zijn voor winkelketens en integratie met het bestaande financiële systeem is mogelijk.

Enkele voordelen op een rij:

  • Winkel- en hoofdkantoor > optimaal voor winkels en winkelketens vanaf 5 kassa’s
  • Volledig aan te passen kassa interface > optimalisatie voor iedere omgeving
  • Verzamel extra klantinformatie zoals postcodes, leeftijd e.d.
  • E-mail kassabonnen naar klanten
  • Ondersteuning voor productvarianten op basis van categorie, kleur, grootte en stijl
  • Bepaal producten, prijzen en voorraden aan de hand van assortimenten
  • Voorraadaanvullingen en verplaatsingen plannen op basis van de grootte van de winkel
  • Loyaliteit- en cadeaukaartfunctionaliteit > beloon uw trouwe klanten
  • Uitgebreide promoties samenstellen aan de hand van categorie, klant of kanaal/locatie
  • Uitgebreide integratiemogelijkheden in uw organisatie door gebruik van bekende Microsoft technologieën
  • Koppeling met uw bestaande financiële administratie > transacties worden verwerkt op journaalpostniveau

Retail Essentials maakt gebruik van bekende Microsoft technologieën zoals Active Directory (alleen voor hoofdkantoor vereist), SQL Server, SQL Server Reporting Services en Microsoft Office en is hiermee perfect in uw bestaande organisatie te integreren.

Als de organisatorische/functionele eisen toenemen, dan kan de oplossing eenvoudig worden opgeschaald naar een volledige Microsoft Dynamics AX implementatie.

Retail Essentials voor winkelketens

Retail Essentials is opgezet voor winkelketens. Functionaliteiten kunnen naar wens worden toegepast op een specifieke winkel, maar ook op alle winkels in een regio (oost, west, Noord-Holland, Utrecht, etc.), per type winkel (elektronica, kleding,etc.) of op basis van grootte van de winkels (flagship, midden, klein). Met behulp van organisatie hiërarchieën vormt Retail Essentials zich naar uw eigen organisatie.

Producten en product varianten koppelt u aan assortimenten die aan de hand van specifieke regio’s, aan de hand van de grootte van de winkel of per kanaal kunnen worden gestuurd naar de winkels. Maak secundaire assortimenten om de nieuwe zomermode naar uw winkels te sturen of specifieke promoties toe te passen.

Artikelen in Retail Essentials

Artikelen kunnen worden georganiseerd in de afdeling of categorie structuur die een onbeperkt aantal niveaus kan bevatten. Afhankelijk van de categorie kunt u prijsregels, promoties, aanvullingsniveaus, etc. koppelen. Elk artikel kan verschillende inkoop- en verkoopeenheden bevatten die automatisch worden omgerekend. Verder kan aan elk artikel een lijst van producteigenschappen worden gekoppeld die op de kassa beschikbaar is.

Artikelen bestaan uit een product, maar kunnen ook bestaan uit een productvariant. Dit is beter bekend als een ‘matrixartikel’. In Retail Essentials bestaat die uit maximaal 4 dimensies (configuratie, kleur, grootte en stijl), waarbij er aan de hand van het soort product verschillende snelkeuze opties kunnen worden gemaakt. Zo zijn schoenmaten bijvoorbeeld anders dan broekmaten.

Als alle mogelijke combinaties zijn gedefinieerd worden automatisch de nieuwe productcodes en virtuele producten aangemaakt. Een virtueel product wordt niet een nieuw product in de artikellijst, maar is wel als uniek product te scannen aan de kassa. Of de kassamedewerker kan handmatig de combinatie selecteren en zo tot het unieke product komen.

Door producten in een pakket te plaatsen (dit heeft ook gevolgen voor de voorraad) kunt u specifieke combinaties van artikelen voor een speciale prijs verkopen. Denk bijvoorbeeld aan een shampoo en conditioner gecombineerd.

Voorraadbeheer in Retail Essentials

Vanzelfsprekend wordt van elk artikel de voorraad bijgehouden en kan deze worden geteld. Het hoofdkantoor heeft de meest actuele cijfers, afhankelijk van de synchronisatiefrequentie die u voor elke winkel heeft ingesteld. Winkels waar veel producten per uur worden verkocht kunt u vaker laten synchroniseren dan winkels waar het wat rustiger is.

Elke winkel heeft (indien gewenst) inzicht in de voorraad van andere winkels. Welke winkels worden getoond is mede afhankelijk van de organisatie hiërarchie. Het is bijvoorbeeld niet logisch dat een klant in Amsterdam naar Maastricht zou gaan voor een specifiek artikel. Het hoofdkantoor heeft inzicht in alle winkels  en zou bij een bestelling van een klant bijvoorbeeld wel een product van de winkel in Maastricht naar Amsterdam kunnen laten sturen, zodat er geen inkoop plaats hoeft te vinden.

Klanten kunnen via de winkel producten die niet in voorraad zijn bestellen en naar wens afhalen in één van de winkels of thuis laten bezorgen (als u dit ondersteunt). Deze bestellingen zijn direct zichtbaar op het hoofdkantoor en kunnen direct worden opgepakt.

Producten die u standaard meeneemt in een bestelling kunt u als ‘pakket’ samenstellen en koppelen aan één of meerdere winkels. Dit voorkomt dat u steeds dezelfde producten en hoeveelheden die u toch altijd levert moet invoeren. Wijs aan elk van uw winkels een gewicht toe om automatisch aanvullingshoeveelheden in te vullen en uit te voeren.

Aan de hand van een bestelling kan ook direct een aflevering bij de winkels worden gepland (cross-dock) of u kunt bestaande voorraad (buyer shipping) en nieuwe voorraad verspreiden over de winkels. Na publicatie is de pakbon direct in de winkel beschikbaar en kan de binnenkomende voorraad worden gecontroleerd.

Via Retail Essentials kunt u ook product- en schaplabels afdrukken, afhankelijk van de bestelde hoeveelheid of de hoeveelheid in voorraad. Gebruik de Retail-Tec Store Utilities om eenvoudig uw eigen label te ontwerpen.

Promoties in Retail Essentials

Naast de vaste verkoopprijs kunt u ook specifieke prijsgroepen samenstellen die gelden voor specifieke kanalen, winkels of regio’s. Zo kunt u bijvoorbeeld de prijzen in kleinere winkels op A-locaties iets hoger instellen dan in winkels in buitengebieden.

Naast deze vaste prijzen kunt u ook promoties koppelen, denk hierbij aan 3 voor de prijs van 2, hoeveelheidskortingen, bij besteding van meer dan … of een combinatie van artikelen voor dezelfde prijs. Ook is het mogelijk promocodes te maken die niet aan een artikel zijn gekoppeld, bijvoorbeeld een kortingscode die u in een advertentie plaatst of naar uw meest loyale klanten stuurt.

Assortimenten in Retail Essentials

Stel assortimenten samen aan de hand van de grootte van de winkel, de locatie of het kanaal waar de producten worden verkocht. Door assortimenten samen te stellen kunt u eenvoudig de artikellijst naar nieuwe winkels sturen of bijwerken in bestaande winkels en zo uw assortiment optimaliseren.

Loyalty en gift cards in Retail Essentials

Retail Essentials bevat uitgebreide ondersteuning voor loyalty programma’s. Laat uw klanten punten sparen bij hun aankopen, waarbij u per product of categorie kunt bepalen hoeveel punten voor elke euro kunnen worden gespaard, eventueel ook afhankelijk van het plan waar uw klant lid van is (zilver, goud, etc.). Klanten kunnen vervolgens hun punten inwisselen voor geld of producten.

De gespaarde punten zijn direct opvraagbaar en inwisselbaar in alle winkels in de keten, als u meerdere winkels dicht bij elkaar heeft is dit dus geen enkel probleem.

Ook biedt Retail Essentials ondersteuning voor cadeaukaarten die via het systeem worden aangemaakt en bijgehouden. De klant kan deze inwisselen in de gehele keten en de kassa zal controleren wat het tegoed is op de kaart. Ook kan de klant tegoed toevoegen aan de kaart of kunt u een kaart uitgeven met een tegoed uit een retour.

Kassa in Retail Essentials

De kassa applicatie is vrij in te delen. Zo kunt u de kleuren, achtergrond en locatie van elementen aanpassen aan het soort winkel of de locatie en een optimale layout maken voor het afrekenpunt. Kassa’s ondersteunen meerdere talen, een kassa kan gekoppeld worden aan een specifieke taalcode, maar u kunt ook talen koppelen aan individuele werknemers.

Het scherm is volledig gebouwd als touchscreen met grote knoppen en duidelijke teksten. Als er vragen worden gesteld verdwijnt de rest van de interface, zodat het altijd duidelijk is voor de medewerker wat de volgende stap in het proces is. Afhankelijk van het type winkel en de functionaliteit die wordt gebruikt op de kassa kunt u knoppen wel of niet tonen. Als u bijvoorbeeld een of meer alleen-pinnen kassa heeft in een winkel, dan is het niet noodzakelijk om de contant betaalknop te tonen voor deze kassa(‘s).

Aan elke transactie kunt u een klant koppelen, zodat u kunt bijhouden hoe vaak ze uw winkel bezoeken en wat de gemiddelde omzet is. Op deze manier kunt u ook klantbestellingen registeren, transacties opzoeken indien de klant geen bon heeft of opvragen hoeveel punten er in het loyaliteitsprogramma zitten.

Producten, klanten of categorieën producten kunt u eenvoudig zoeken met het enkele zoekveld, de kassa zoekt uit welke elementen voldoen aan uw zoekvraag. Het zoekscherm dubbelt ook als invoerlocatie van artikelnummers of promocodes.

Transacties worden geplaatst in ‘shifts’, u kunt meerdere shifts starten op een kassa en deze ook koppelen aan verschillende kassalades. Een shift kan ‘blind’ worden afgesloten aan de kassa, zodat u veilig in het backoffice kunt tellen. Tussentijds kunt u ook bedragen afromen om naar de kluis te brengen of om noodzakelijke aankopen voor de winkel te doen. Vanzelfsprekend wordt exact bijgehouden om hoeveel het ging en wie de transactie heeft gedaan en kunt u hier ook rechten aan verbinden.

Met behulp van Info codes – die u koppelt aan specifieke producten of categorieën – kunt u de kassamedewerker helpen herinneren om een ‘upsell’ te doen bij specifieke producten, om legitimatie laten vragen of postcodes laten noteren. Afhankelijk van de eerste keuze kunt u ook vervolgvragen stellen.

Mocht de verbinding met de winkeldatabase wegvallen, dan kunnen alle kassa’s naadloos overschakelen naar een ‘offline’ modus, zodat het verkopen door kan gaan terwijl een eventueel probleem met de database wordt opgelost. Is de database weer beschikbaar, dan schakelt de kassa weer terug naar de live omgeving.