Mensen willen snel geholpen worden bij de kassa en niet onnodig lang wachten. Kijk daarom naar een kassasysteem met goede software om zo jouw klant, maar ook jouw medewerkers te voorzien van een prettige omgeving waar onnodig lang wachten niet nodig is. Hieronder vind je de 12 belangrijke aspecten waar je aan moet denken bij de aanschaf van een kassasysteem.

1. Grote of kleine winkel? Bepaal het aantal kassa’s.

In een kleine winkel heb je waarschijnlijk genoeg aan één of twee kassa’s en een eventueel een Tablet (zie punt 11). Maak het betalen gemakkelijk voor je bezoekers en jezelf en kies voor een PIN-koppeling, voorraad- en boekhoudkoppeling, zodat alles in één keer wordt verwerkt. Een grote winkelketen, met meerdere afdelingen en een groot assortiment, heeft meerdere kassa’s nodig en een uitgebreide infrastructuur voor koppelingen met het ERP systeem in het hoofdkantoor en leveranciers van het assortiment.

2. Koppel je kassa’s direct aan je boekhoudhouding of ERP systeem.

Of je nu groot of klein bent, het is fijn wanneer je kassasysteem gekoppeld kan worden met je boekhoudsoftware. Jouw winkel is tenslotte gemiddeld 52 uur per week geopend en dan wil je niet veel extra tijd besteden aan de boekhouding. Door de koppeling bespaar je tijd en geld en je kunt er zelf voor kiezen dit a-la-minute door te koppelen naar de boekhouding of met een druk op de knop aan het einde van dag of week. Je ziet direct de actuele status van je omzet, je voorraad en je brutowinst.

3. Type kassa

Een viswinkel, een bakkerswinkel of misschien wel horeca gecombineerd met kleding of boeken, de eisen voor een kassa zijn overal verschillend. Zo is het in een viswinkel goed om een spatwaterdichte kassa te hebben, omdat er met vocht wordt gewerkt. Bij de bakker wil je natuurlijk geen kruimels in de kassa krijgen. Kies voor een kassa waar makkelijk op kan worden getikt en of waar wordt gewerkt met infrarood zodat je het scherm nauwelijks hoeft aan te raken om de transactie te registreren. Is er veel informatie over te dragen of uit te wisselen met de klanten dan zijn Tablets ideaal. Natuurlijk wil jij een professionele uitstraling in jouw winkel, zo ook met de kassa. Er zijn diverse mooie kassa’s en Tablets met een moderne uitstraling.

4. PIN- en NFC (telefoon)koppeling

Om typefouten door personeel te voorkomen is het goed om een PIN-koppeling te realiseren, zo kun je ook je klanten sneller helpen bij het afrekenen en kunnen ze al beginnen met pinnen op het moment dat de aankoop is verwerkt in de kassa en het product wordt ingepakt. Ook stimuleer je mensen te pinnen. Minder contant geld in je winkel is een stuk veiliger. Met de nieuwe pinautomaten is het zelfs mogelijk om contactloos NFC te betalen.

5. Voorraadbeheer koppelen, ook van leveranciers

De actuele voorraad houd je bij in een kassa met een voorraadbeheer systeem. Van de bestelling bij de leverancier, tot de ontvangst wordt hierin geregistreerd. Zo zie je welke artikelen je snel moet bijbestellen om geen nee te verkopen, weet je op elk moment wanneer nieuwe voorraad binnen komt en welke kleuren en maten binnenkort te verwachten zijn. Ook kun je daarmee de klant wijzen op vervangende producten indien het eerste product van zijn/haar voorkeur er niet is. Handig in elke winkel, je ziet op de kassa direct wat er nog beschikbaar is van een bepaald artikel. Het centraal doorvoeren van prijswijzigingen en een koppeling met de webshop wordt gerealiseerd zodat ook hier de voorraad wordt bijgehouden. Nog beter kan het worden als ook de voorraden van leveranciers gekoppeld worden en er bij verkoop een rechtstreekse levering van de leverancier naar de klant kan plaats vinden.

6. Niet op voorraad? Nabestellen…. NEE verkopen hoeft niet meer!

Een klant is op zoek naar een kledingstuk in haar maat, maar helaas, het is er niet meer. Dan is het eenvoudig dat het kassasysteem of de Tablet inzicht geeft in de voorraad bij andere filialen en het centrale magazijn, zodat je het kledingstuk alsnog na kunt bestellen of uit een andere filiaal te halen. Je kunt er dan voor kiezen het product naar de klant op te sturen te brengen of het te laten ophalen in de winkel. Een belangrijk contactmoment dat veel “goodwill” kan opleveren.

7. Controle vanuit het hoofdkantoor?

Wordt de strategie en inkoop centraal geregeld vanuit een hoofdkantoor? Met een centraal kassasysteem kan het hoofdkantoor per vestiging kijken naar de verkoop- en voorraadrapportages en het assortiment op basis van de regio, grootte van de winkel en andere omgevingsfactoren afstemmen. Vergelijken van de cijfers geeft inzicht in de prestaties van de afzonderlijke filialen. Naast de voorraad- en verkooprapportages, kan er ook worden gekeken naar de omzet van medewerkers, de reden van het openen van de kassalade en welke transacties er zijn verwerkt.

8. Hardlopers in de winkel

Inzicht krijgen in de omloopsnelheden van de verschillende producten om zo te bepalen wat hardlopers zijn of producten die minder worden verkocht, dat kan met één druk op de knop. Per periode kun je met één druk op de knop een actuele rapportage genereren en weet jij precies waar jij jouw acties op kunt afstemmen. Op basis van de omloopsnelheden kun je zien waar je euro het snelst mee terug te verdienen valt.

9. Veiligheid voor alles

Veiligheid voor je personeel, dat is van belang. Zit er veel geld in je kassa en is jouw winkel in een gebied wat gevoelig is voor overvallen? Er zijn kassasystemen waarmee je jouw winkelpersoneel kunt beschermen door beveiligingscamera’s te installeren en deze te koppelen met het kassasysteem, zodat de beelden automatisch worden opgeslagen. De winkelmanager heeft altijd inzage in de beelden, hiermee bescherm je je medewerkers en klanten.

10. Eenvoudig in gebruik

Kies voor een gebruiksvriendelijk systeem zodat nieuwe medewerkers, weekend- en invalskrachten snel zijn ingewerkt. Dit scheelt veel tijd in de inwerkperiode en overdracht. Een eenvoudig te bedienen systeem scheelt ook tijd in de afhandeling van (speciale) transacties, je voorkomt lange rijen en ergernis bij de kassa!

11. Tablet verkoop

Ervaar je soms pieken in de drukte en toch lange rijen bij de kassa in je winkel? Een oplossing is om een extra kassa aan te schaffen. In de rustige periodes is het dan eigenlijk weer zonde dat er een extra kassa staat die weinig wordt gebruikt. Er is een nieuwe oplossing om deze pieken op te vangen. Met een Tablet of mobiele telefoon kun je via een speciale app je artikelenlijst bekijken en transacties registreren. De klant kan contant afreken en de bon per e-mail ontvangen. Zo bespaar je ook op je kassarollen, goed voor het milieu en de portemonnee!
Deze extra kassa op Tablet of mobiel kun je ook gebruiken bij een tijdelijk verkooppunt als een actiestand voor de winkel of een marktkraam tijdens een lokaal evenement. Zo zorg je ervoor dat alle transacties goed in je administratie verschijnen en je voorraad up-to-date blijft.

12. Leer je klanten beter kennen

Bij verkopen via een web shop worden alle klantgegevens geregistreerd. Marketingacties om herhaalaankopen te stimuleren kunnen eenvoudig worden gecommuniceerd.

Ook in je winkel wil je klanten kunnen benaderen het is heel belangrijk om te weten wie ze zijn en hoe je ze kunt bereiken. Er zijn verschillende manieren om klantgegevens te registeren, wees creatief maak het aantrekkelijk voor je klanten om jouw winkel favoriet te maken.

Wil je milieubesparend zijn in je winkel? Dan kun je de klant om een e-mailadres vragen en de bon na de transactie meteen per e-mail versturen. Op die manier verzamel je aankoop en e-mailgegevens van de klant.

Verkoop je producten met een garantieperiode? Vraag de gegevens van de klant dan kan je hem op hoogte houden van interessante ontwikkelingen over en bijproducten voor zijn aankoop, stuur ze voor het einde van de garantieperiode de optie om deze te verlengen. Tegen het einde van de “livespan” van het product kun je een inruil voorstellen. Extra service voor de klant en mogelijke herhaalaankopen!

Stuur e-mail met regelmaat b.v. een korte (10 seconden lezen) per week/maand mail, zorg dat het interessant is en beantwoord een reactie direct, blijf je klant verrassen. Let er wel op dat je vooraf toestemming aan de klant vraagt om e-mail nieuws te sturen, dit is verplicht en voorkomt ongewenste mail bij de klant.

Klanten kun je extra’s bieden met een loyaliteitsprogramma. Bij veel winkels krijg je een fysieke klantenkaart. Het nadeel is dat mensen de kaart altijd bij zich moeten hebben. Wanneer je de klantgegevens in je kassasysteem hebt staan, kun je mensen op postcode en huisnummer opzoeken en de transactie koppelen. De bon, te behalen voordelen, de stand van zaken en echte gepersonaliseerde aanbiedingen kunnen per email, geef je klant aandacht dat maakt je winkel erg klantvriendelijk!

Met de juiste afwegingen kies je voor een perfect passend kassasysteem voor jouw winkel! Een goede keuze voor jezelf, je medewerkers en je klanten!

Gewoon een keer overleggen met mij, bel 020-6247284 of 06-39182488

Jan van de Ven
Retail forever.